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Trabajar en equipo. Detrás de la implementación de un sistema debe haber un equipo de inocuidad comprometido y responsable que realice las actividades que le corresponden a tiempo y correctamente. La falta de un solo eslabón de esta cadena podría originar fallas en el sistema que seguramente se detectarán durante la presencia del auditor.
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Asegurar que se cumple con el control de documentos. Los documentos (reglamentos, políticas, lineamientos, formatos, entre otros) son la evidencia de que el sistema está implementado y se mantiene día tras días. Éstos deben estar siempre disponibles, actualizados, mantenerse controlados y autorizados por la persona correspondiente.
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Revisar las auditorías internas que se hayan realizado previamente y ver que se hayan resuelto los hallazgos detectados. Las auditorías internas son una forma de diagnosticar la situación actual del sistema con la finalidad de hacer un pronóstico del resultado que se obtendrá en la futura auditoría. Lo primordial es buscar fallas sistemáticas y ser objetivos durante la revisión. Si no se han hecho antes auditorías internas, realizar una.
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Contar con información de la auditoría. Es importante conocer quién llevará a cabo la revisión, si es una auditoría de alguna autoridad sanitaria, un cliente, un tercero externo o es una auditoría de certificación. Debe conocerse el alcance, el estándar o criterios de evaluación, quién será el auditor, quiénes son los involucrados en la auditoría, duración, horario y el objetivo principal de la auditoría (es decir, qué pasa si el resultado no es satisfactorio o qué se quiere lograr con la auditoría).
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Dar aviso al personal en planta. El personal involucrado debe conocer los detalles de la auditoría. Es importante no amenazar o engañar al personal diciéndole que si salen mal habrá graves consecuencias o que se va a prescindir de sus servicios. Con esto solo se logrará asustarlos, ponerlos nerviosos, y evitar que cooperen correctamente el día de la auditoría.
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Una auditoría es una experiencia que permite el aprendizaje. Cualquiera que sea la finalidad de la auditoría que se llevó a cabo, siempre puede aprovecharse como medio para ayudar a la mejora del sistema a través del establecimiento de un plan de acciones correctivas que priorice las desviaciones detectadas con base en el riesgo de inocuidad que éstas representen.
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