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Recomendaciones para mejorar la relación entre departamento de calidad y otros

Recomendaciones para mejorar la relación entre departamento de calidad y otros

En muchas empresas es común encontrar un ambiente tenso y de confrontación entre  el personal que labora en el área de calidad/inocuidad y el resto de las áreas. Generalmente esta tensión es derivada de la función que este departamento desempeña, pues son principalmente, quienes se encargan de hacer notar y reportar lo que no se está haciendo conforme a lo establecido.

De forma adicional la tensión suele incrementarse por el exceso de trabajo, la falta de planeación, la falta de recursos materiales y humanos, así como por las escasas habilidades de las personas para trabajar en equipo.

Este tipo de entorno genera una inestabilidad laboral que afecta tanto los resultados esperados por la empresa, como el desempeño individual de los empleados, pues su actitud y energía se desperdicia en una lucha constante, en lugar de generar valor a la organización y desarrollar competencias laborales. Es por esto que identificar la causa de este tipo de situaciones y trabajar en soluciones es una importante tarea a la que vale la pena dedicar tiempo.

Los sistemas de gestión de inocuidad son más efectivos y eficientes cuando se trabaja con un buen ambiente laboral. Algunas recomendaciones para crear un ambiente de colaboración, tanto para quienes participan en las áreas de calidad/ inocuidad como el resto de departamentos,  son las siguientes:

Para personal que trabaja en las áreas de calidad/inocuidad

  • Es posible tener más éxito en la relación con las otras áreas cuando en vez de solo señalar lo que se está haciendo mal, se asume el rol de facilitador, es decir se busca cómo ayudar a las otras áreas para que estas puedan cumplir con lo que se requiere; investigar las causas de los problemas que se detectan y buscar soluciones de raíz. Modificar los procesos para evitar que se sigan presentando las situaciones detectadas y hacer que las actividades sean más fáciles de cumplir o realizar.
  • Actuar con liderazgo, buscar convencer al personal explicando la razón por la cual se debe hacer la actividad correctamente. Usar más la razón que la imposición que se puede ejercer por pertenecer al área de calidad/inocuidad.
  • Tratar con respeto a todo el personal,  escuchar con atención,  tratar de entender cuales son las dificultades a las que se enfrenta cada persona en su puesto. Mostrar empatía no significa aceptar un mal desempeño, sino prestar atención y tratar de entender la situación desde el punto de vista de otra persona.
  • Ser flexible y estar dispuesto a negociar en los aspectos que sea posible siempre y cuando no se comprometa la calidad y la inocuidad. Por ejemplo modificar el horario para una actividad de inspección o limpieza con la cual se facilita el cumplimiento de una actividad de producción.
  • Tener una actitud entusiasta y alegre, de tal forma que el personal relacione las actividades de calidad/inocuidad como algo positivo.

Para personal que trabaja en otras áreas

  • La mejor forma de llevar una buena relación con el área de calidad/inocuidad es siendo responsable y cumplir los acuerdos que se hayan generado con este departamento.  Es muy desgastante y desmotivante para el personal de calidad estar detrás de la gente solicitando que cumplan con su trabajo.
  • Desarrollar habilidades de negociación. Siempre se pueden llevar propuestas al área de calidad/inocuidad en las cuales se cumplan sus requerimientos pero también se alcancen los objetivos propios del área;  explorar opciones, sugerir alternativas hasta encontrar el punto en donde se logre una solución ganar-ganar.
  • Tener empatía, entender la difícil responsabilidad que se tiene de verificar que se cumplan con las normas establecidas que buscan la satisfacción del cliente y el éxito del negocio.  La satisfacción del cliente y la garantía de inocuidad no es una responsabilidad del área de calidad sino de cada una de las personas que trabajan en la empresa. La pérdida de un cliente puede provocar malos resultados para la empresa y la consecuente pérdida de empleos, estar consciente de ello es muy importante.

Cuando la relación entre las áreas de calidad/inocuidad y los otros departamentos es extremadamente tensa puede ser necesario la intervención de alguien externo, así como organizar un evento especial fuera de la planta donde se pueda tener una convivencia diferente,  y se organicen algunas dinámicas que permitan externar los sentimientos y conflictos buscando construir una nueva relación.

Procurar un buen ambiente es un aspecto que beneficia a todos y siempre será posible mejorar. Estar abierto a cambiar y hacer una reflexión personal sobre “cómo contribuyo al conflicto” es un buen inicio.

Eugenia Jiménez
Revista online CarneTec – Junio 2014


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