Dentro de una organización, los documentos son útiles para comunicar información, compartir conocimientos, como evidencia de los planes o actividades que se realizan, entre otros usos.
Desde su elaboración, deberá realizarse el control apropiado de todos los documentos y conservase mientras los documentos se utilicen. Para lograrlo te recomendamos tomar en cuenta estos aspectos:
1. Realizar una clasificación de documentos. Cada empresa decide su clasificación según la estructura y función de sus documentos, esto facilitará su control. Por ejemplo: procedimientos, políticas, instructivos, manuales, formatos, catálogos, formulaciones, especificaciones, anexos, entre otros.
2. Codificar los documentos. A través de un código se puede facilitar la identificación y control de cada documento. La composición del código lo decide cada empresa. Este puede contener o hacer referencia a una clave interna, el área a la que pertenece el documento, qué clase de documento es, algún número consecutivo, entre otros.
3. Identificar cada documento con información sobre su estatus. Se recomienda establecer el mismo formato de encabezado y pie de página para todos los documentos. En estos se puede incluir: el nombre del documento, logotipo y nombre de la empresa que lo utiliza, desde cuándo está vigente, quién lo elaboró, quién lo aprobó, cuándo debe revisarse, cuántas hojas lo componen, entre otros aspectos que la empresa considere relevantes.
4. Definir la forma en que se deberán llenar los formatos. Por ejemplo: con pluma, con tinta negra o azul, con letra de molde, sin borrones, cómo se deberá escribir el nombre de quién lo llena, qué formato de hora se usará al registrarla, etc.
5. Asignar un controlador de documentos. La función de esta persona o área es asegurar la administración del control de documentos.
6. Establecer métodos de revisión y aprobación de documentos. Se deberá definir un orden de revisión y un flujo de aprobación para todos los documentos expedidos por cualquiera de las áreas de la empresa. Todos los documentos deberán pasar por este proceso antes de ponerse en circulación para ser utilizados.
7. Elaborar procedimientos para dar de alta, realizar cambios o dar de baja un documento.
8. Tener una lista maestra de documentos. Esta lista será el “inventario” de todos los documentos existentes en la empresa. Así mismo, esta lista deberá mantenerse actualizada siempre que exista una alta o baja de documentos.
9. Retirar las copias obsoletas. El controlador de documentos deberá asegurarse de retirar las versiones obsoletas y entregar las copias vigentes a quien esté autorizado.
10. Tener control de registros electrónicos. En caso de mantener registros electrónicos, en lugar de impresos, se deberán tomar consideraciones como: establecer políticas para firmas electrónicas, limitar el acceso al sistema a personas autorizadas y mantener respaldo de la información.
El control de documentos debe garantizar la disponibilidad de información apropiada, ordenada y actualizada. Los documentos, al ser el soporte del sistema y una forma de evidenciar su implementación, cumplimiento y mantenimiento, son tan importantes como las buenas prácticas que se implementan el cualquier proceso.